בעיר קטנה מוקפת שדות, כרמים ופרחים, הקים אפריים מאפיה קטנה בה הגשים את חלומו לאפיית לחמי מחמצת. תוך שנים ספורות הפכה המאפייה הקטנה למפעל המתמחה באפיית לחמי מחמצת המיוצרים בעבודת יד ונאפים בתנורי אבן. בעשור השני להיווסדה, הועבר המפעל לאזור תעשייה סמוך, והתווסף לו פס ייצור של קונדיטוריה. המפעל גדל פי שלוש בגודלו, במספר עובדיו ובהיקף הייצור. כיום מפיצה את מוצריה ל שת בתי קפה בפריסה ארצית ולנקודות רבות אחרות ברחבי הארץ…
עם הצמיחה והשגשוג, נוצר צורך אמיתי בניהול יעיל ומדוייק יותר הן של העבודה, והן של ההפצה.
הפתרון שהצענו נועד לתת מענה למספר תחומים ראשוניים:
- כניסת ח”ג למפעל למול הזמנות רכש
- דיווחי גמר ייצור וכניסות למחסן תוצ”ג
- ליקוטים – הוצאת מלאי מתוצ”ג
- העמסת סחורה למשאית
הפתרון שהצענו נגע בצרכים של מאפיית שאורים וביחד עם הניסיון שלנו אצל לקוחותינו, יוכל להצליח לקדם את המאפייה לרמה הבאה של התייעלות.
שלבי התהליך נבנו על פי סדר העבודה במאפייה, כלומר, החל מדיווח כניסת סחורה למחסן ח”ג, וכלה בהעמסה למשאית ההפצה.
מלבד הפונקציות ה”רגילות” של ניהול כניסות ומלאי במחסן, במקרה זה, של מפעל המייצר מוצרי מזון בעלי חיי מדף קצרים יחסית, נדרשה מאיתנו חשיבה מיוחדת לניהול חיי המדף של חומרי הגלם. למשל, התרעה על תאריך תוקף קצר יותר מסחורה שכבר התקבלה במחסן מאותו ספק, או תאריך ייצור מתוכנן וצריכת חומרי גלם אוטומטית על פי עץ מוצר ב ERP.
יתרונות המערכת שהצענו הובילו את “מאפיית שאורים” ל:
- דיוק בדיווחים ומצב הפעילות קרוב ככל האפשר לזמן אמת
- קלות תפעול לאנשי השטח
- מניעת טעויות
- חיסכון בכ”א ובפעולות רישומיות
- הצגת מלאי אמין בכל רגע
- ניהול FEFO למלאי תוצ”ג
ואכן, תהליכי ניהול המלאי והייצור אותם יישמנו, ייעלו את דיווחי האמת על כניסת מלאי תוצ”ג שתרמו לתכנון נכון מדוייק יותר של הזמנת חומרי גלם וחסכון בעלויותיו ובעלות תחזוקתו. צמצום הוצאות מיותרות נוסף, התקבל הודות להבחנה שיודעת לעשות המערכת בין מוצרים שקילים לכמותיים כולל התרעה על חריגות במשקל ו/או בכמות.
יצירת תנועות כניסה למלאי אוטומטית ל ERP, חסכה זמן ועבודה וכמובן טעויות אנוש.
התועלות הללו בפרק הראשון של עבודת המאפיה, המחסן, המריצו את אפריים והצוות להמשך. עכשיו גם היה פנאי לעסוק ולתכנן את המשך התהליך.
אפריים החליט להתמקד ב”פרק האחרון”, הפצת הסחורה. לתחושתו הטיפול בשני קצוות השרשרת חשובים יותר, ומה שבינהם יטופל בהמשך.
אז הפשלנו שרוולים: כאמור, פרק א’ הסתיים בשלב העמסת הסחורה למשאית.
שלב ההעמסה מתחיל מהמחסנאי שיציין את קו החלוקה אליו הוא מעמיס ויקרא את מארזי השילוח המועמסים. במידה והמארז אינו שייך לקו – לא תתאפשר העמסתו. עם דיווח סיום ההעמסה, המערכת תתריע על קיום מארזי שילוח נוספים ברמפת ההעמסה (אם יש) , ותפיק דו”ח תכולה.
מכאן, המערכת משמשת למעקב אחר ביצוע משימות הנהגים/אנשי שטח לאחר שילוח המשאיות.
באמצעותה יכולים אנשי התפעול ושירות הלקוחות במאפיה, לעקוב אחר ביצוע המשימות תוך כדי יום העבודה. מצד סדרן העבודה משיגה המערכת: הפצת סידור העבודה לנהגים, עדכון משימות On-line, עדכון משימות בזמן אמת ובקרה שוטפת על פעילות הנהגים. ומצידו של הנהג בשטח מאפשרת המערכת צפיה בלו”ז עבודה יומי ללא הצורך להגיע למשרד, העברת נתונים למשרד (אישורי מסירה, דו”ח איסופים, וכו’) באופן מיידי ובסוף יום העבודה מפיק כל נהג דוח ביצוע יומי.
כך למעשה, אנשי התפעול בארגון יוכלו לעקוב אחר ביצוע המשימות, תוך כדי יום העבודה, לקבל מידע בזמן אמת, ולהיערך לבעיות בלתי צפויות. מחלקת שירות הלקוחות תוכל לעמוד בקשר עם לקוחות שאספקתם צפויה לאחר, ומחלקת הנהח”ש תוציא חשבוניות בזמן..
פרק ג’, “הבאמצע”, כדברי אפריים, נמצא בימים אלה בשלבי האפיון הראשוניים שלו אך יכלול דיווחי גמר ייצור, וייצור לפי מערכת רצפטורות להכנת תערובות במינונים מדוייקים ואחידים, שתנהל גם את העקיבות – כי בעולם ייצור המזון המודרני ניהול עקיבות חשוב והכרחי.
הפתרונות שיושמו על ידינו, וגם אלה המתוכננים לעתיד במאפיית שאורים יפיקו, מעבר להתייעלות הכספית והארגונית שירות טוב יותר ללקוח.
